Caractéristiques et avantages d’un SGA

Désavantages d’un système manuel de gestion de la formation

La gestion manuelle de la formation est une procédure très laborieuse car l’on doit manipuler différentes informations en utilisant différents outils sur différents serveurs:
– des contenus de cours en Word, PowerPoint, PDF, logiciels auteurs
– des catalogues de cours en papier,Word, PDF ou HTML
– les participations (inscriptions, listes d’attente, cours complétés, résultats) compilées sous forme de chiffriers Excel ou dans des bases de données
– les compétences codifiées en Word, Excel ou dans des bases de données
– des questionnaires de sondages et des tests en format Word, PDF, ou en papier
Au-delà d’un certain nombre d’employés, de cours et de centres administratifs traitant chacun les informations de cours sous leur portée, le temps et les ressources requises croissent significativement ainsi que les risques d’erreurs et d’omissions.

Qu’est-ce qu’un Système de gestion des apprentissages?

Un système de gestion des apprentissages (SGA) est une application logicielle utilisée par des organisations afin de disposer d’employés plus compétents et plus productifs en centralisant toutes les informations pertinentes et en automatisant les processus d’apprentissage, de développement et d’évaluation des compétences de leurs ressources humaines (personnel, clients, franchisés/revendeurs, autres parties prenantes).

Organisations qui ont le plus à gagner de l’utilisation d’un SGA

Des SGA sont utilisés par plusieurs milliers d’organisations à travers le monde.
Bien que toutes les organisation peuvent certainement profiter à un niveau ou à un autre des bénéfices apportés par les SGA, ce sont principalement celles soumises à des lois, règlements et normes qui prescrivent des processus et des comportements spécifiques touchant la gouvernance, l’éthique, la santé humaine et animale, la manipulation, le transport et l’entreposage de matières dangereuses, la sécurité d’installations et des opérations, etc., qui ont le plus à gagner de l’utilisation d’un SGA.
Exemples: fabricants et distributeurs de produits pharmaceutiques, établissement de santé, services financiers, pétrole et gaz, fabricants d’aliments, organisations soumises aux règlements de santé et sécurité au travail, normes techniques de fabrication, normes environnementales, etc.
Ces exigences de conformité se mesurent et s’évaluent entre autres par la réussite de cours et par l’obtention de certifications de compétences.
Des SGA sont aussi utilisés par des institutions d’enseignement afin d’enrichir les cours en classe ainsi que pour offrir des cours en ligne à une plus grande audience d’étudiants à travers le monde.

Fonctionnalités typiques d’un SGA

Un SGA digne de ce nom offre ces fonctionnalités:
– Gestion des compétences (catégorisation, identification des écarts, suivi de la progression).
– Gestions des plans d’apprentissage et de développement (création, approbation, suivi).
– Gestion de programmes de formation (création, assignation selon des critères, suivi de la progression).
– Gestion des certifications (création, assignation selon des critères, notifications, recertifications, suivi du statut).
– Création et mise à jour de cours (modules, tâches de cours, contenus électroniques, liens, évaluations).
– Assignation automatique de programmes de formation et de certifications à du personnel selon des critères (poste, rôle, lieux, autres critères).
– Gestion de cours (auto-inscriptions, notifications, approbation par superviseur, assignation de ressources, bulletins, unités de formation continue, suivi de la progression).
– Diffusion d’activités d’enseignement et d’apprentissage (cours en classe, cours en ligne synchrone et asynchrone, autoapprentissage, compagnonnage, webinaire, etc.).
– Création, diffusion et gestion de sondages et de tests d’évaluations de compétences en ligne.
– Diffusion d’une base de connaissances (documents, articles, liens web, aides à la tâche, etc.).
– Génération de rapports sur demande (rapports préconfigurés, personnalisation ad hoc de rapports, export, traitement analytique).
– Optionnel: Commerce en ligne pour vendre des cours.

Architecture d’un SGA

L’architecture du SGA de Saba est illustrée dans le diagramme ci-dessous.

Architecture des applications Saba

Des pratiques exemplaires y sont intégrées afin, par exemple, d’utiliser des référentiels de compétences pour élaborer des contenus de formation en congruence, identifier des écarts de compétences qui révèleront des besoins d’apprentissage et de développement ainsi que d’assigner automatiquement des cours à du personnel qui doivent développer des compétences particulières.